Ferramenta - Priorização de Atividades

Nos dias atuais é comum você encontrar funcionários ou colegas de trabalho reclamando sobre o excesso de pendências e principalmente sobre o fraco desempenho na entrega de resultados. Muitos dizem: "Trabalho muito e estou decepcionado com meu desempenho" ou "Hoje programei para fazer tais atividades e não consegui fazer nada. Saio frustrado".

O principal ponto é que às vezes temos tantas coisas para fazer que esquecemos de uma etapa fundamental: planejamento e priorização. Não conseguimos entregar tudo de uma vez, porém se bem priorizado, podemos focar as energias em menos atividades e concluí-las até o fim.

Abaixo uma técnica que sempre utilizei para auxiliar nesse ponto. Ela não é uma verdade absoluta, porém dá um "rumo/norte" para funcionários que precisam de ajuda!

Etapa 1 - Lista de Atividades / Ou Brainstorming
Coloque no excel uma relação de todas as suas atividades, projetos ou ideias que você necessita priorizar.

Etapa 2 - Priorização
Em outra guia do excel, cole as informações definidas na etapa 1. Nessa etapa iremos classificar e atribuir uma pontuação para cada atividade/ou projeto conforme variáveis a serem definidas pelo usuário. A seguir uma sugestão:

- Variável Autoridade: autoridade (05 pts), influência (03 pts) e nda (01 ponto);
- Variável Tempo: curto prazo (05 pts), médio prazo (03 pts) e longo prazo (01 ponto);
- Variável Dinheiro / Investimento: baixo (05 pts), médio (03 pts) e alto (01 ponto);
- Variável Impacto na Empresa: alto (05 pts), médio (03 pts) e baixo (01 ponto);

Nesse exemplo, o nosso objetivo é priorizar as atividades que temos autoridade para executar, são rápidas para conclusão, não gastamos nada e no final dão um grande impacto para a empresa.

Após o término de seleção de todos os critérios e análises, o usuário deve reclassificar a sua lista da maior pontuação para a menor. Teoricamente as de maiores pontuações são as prioridades que devemos começar a focar energia no trabalho.

Etapa 3 - Plano de Ação
Nessa etapa devemos copiar a lista priorizada de atividades da etapa 2 em uma outra guia do excel e iniciar o desenvolvimento de um plano de ação. Para cada atividade precisamos definir: como executar, o responsável (quem) e uma data prevista de início / conclusão.

Etapa 4 - Cronograma
Com base nos dados definidos da etapa 3, devemos montar um cronograma para acompanhamento frequente das ações. Nesse etapa é importante ter disciplina e uma sugestão é colocar um status para cada atividade para acompanhamento (exemplo: "em andamento", "atrasado" e "concluído").

Essa é uma técnica simples, porém pode trazer grande benefícios para aquelas pessoas que possuem dificuldade na priorização de atividades.

Fonte: Danilo D. de Melo